La creazione di un brand di successo passa attraverso una serie di strategie commerciali che necessitano di supporti comunicativi e di marketing.
Anche le aziende già affermate devono attuare periodicamente delle procedure idonee a consolidare ed incrementare il proprio mercato ed il proprio target di riferimento, tutto ciò va meticolosamente programmato ed include tutte le componenti che contribuiscono a realizzare gli obiettivi aziendali.
Parliamo degli eventi e dell'importanza che questi ricoprono ai fini su indicati.
Le principali finalità degli eventi aziendali
Gli eventi aziendali concorrono alla realizzazione di piani strategici mirati e possono riguardare le stesse componenti aziendali, i rapporti di collaborazione con partner e fornitori, il raggiungimento e l'acquisizione di una fetta aggiuntiva di mercato e di potenziali acquirenti da trasformare in clienti.
Nel primo caso organizzare un evento aziendale destinato ai dipendenti interni all'azienda può avere carattere divulgativo e motivazionale, oppure celebrativo, in occasione di anniversari o per rendere noto il raggiungimento di obiettivi aziendali.
Nel caso di eventi dedicati a partner e fornitori, la circostanza mira a consolidare il prestigio dell'azienda, con l'obiettivo di rinsaldare buoni rapporti di collaborazione e considerare l'eventualità di nuove proficue intese.
Gli eventi dedicati al pubblico di potenziali clienti sono, generalmente, legati al lancio di nuovi prodotti o di una nuova immagine, in concomitanza con l'inizio di nuove campagne promozionali.
Le capacità organizzative necessarie alla realizzazione dell'evento
Organizzare un evento richiede l'impegno di un certo numero di figure professionali, una lunga e preventiva programmazione e l'impiego di una quantità di risorse economiche importanti.
Il primo passo riguarda l'individuazione dell'oggetto intorno al quale costruire l'evento per poi studiare la modalità più opportuna con cui veicolare il messaggio.
Se l'organizzazione avviene all'interno dell'azienda stessa sarà necessario coinvolgere tutte le forze aziendali, suddivise in reparti, e tutti i collaboratori in ragione dei loro specifici ruoli.
La pianificazione deve avvenire con un congruo anticipo rispetto all'attuazione, e definire il tema principale, una scaletta di successione degli interventi e i relatori.
Una volta stilata una check list, elencando tutti gli step in ordine di priorità, bisognerà distribuire le responsabilità ai vari settori, secondo le loro competenze, attenendosi ad un calendario da rispettare.
I punti salienti da cui partire sono:
- Il numero dei partecipanti
- La data
- L'acquisizione della location
- I prodotti o servizi da promuovere
- Il materiale promozionale da realizzare
Il settore marketing e comunicazione dovrà curare tutti i contenuti grafici, dall'eventuale logo legato all'evento, alla stampa dei contenuti e dei materiali promozionali, gli inviti e la diffusione attraverso vari canali di comunicazione.
La logistica si occuperà della ricerca della location, dei sopralluoghi da effettuare per le verifiche sul posto, della approvazione della sede con i requisiti richiesti, dell'allestimento dei locali e della spedizione di tutto il materiale necessario allo svolgimento dell'evento.
Il settore amministrativo si occuperà di tutte le incombenze di carattere economico, dal reperimento di eventuali sponsorizzazioni, all'acquisto di materiali e al pagamento di fatture acconti e saldi ai fornitori.
L'importanza della location
La struttura in cui si svolgerà l'evento riveste particolare importanza, potrebbe essere la cornice ideale per accrescere la visibilità e il prestigio dell'azienda, la scelta deve tener conto del tipo di evento e dal numero dei partecipanti che deve essere proporzionata alla capienza del locale.
Anche il fattore stagionale, secondo la data prescelta, può incidere sulla scelta di un evento all'aperto, è opportuno assicurarsi anche la capienza di locali coperti in caso di eventi meteorologici avversi.
L'accoglienza degli ospiti in uno scenario suggestivo, con un'organizzazione efficiente sono tutti punti guadagnati a favore della credibilità e la solidità dell'azienda ospitante.
Nel caso di un buffet, di un pranzo o di una cena, è consigliabile orientarsi su menù classici, senza troppe stravaganze.
Nota di particolare attenzione verso gli ospiti, laddove se ne verifichino le condizioni, è quella di informarsi circa eventuali allergie o intolleranze alimentari di alcuni dei partecipanti.
Il riscontro finale
In seguito alla chiusura dell'evento è buona norma far seguire una nota di ringraziamento alle persone intervenute, cercando la modalità più opportuna per raccogliere dei feedback sul loro gradimento, e diffondere immagini, foto e video, e pubblicazioni attraverso i canali di comunicazione più noti o la propria pagina sul sito aziendale.
